배워서 바로 써먹는 일잘러의 문서 구조화방법

일하는데 있어 가장 중요한 문서로 커뮤니케이션 하기.
누구도 제대로 알려준 적이 없는
직장인 필수 생존스킬을 15년차 전략기획자의 하드를 털어 알려드립니다.

일하다가 이런 상황에 맞닥뜨린 적 있으신가요?

A : OO씨, 내일까지 우리 팀의 매출 추이에 대해 보고서 준비해주세요.
B : OO씨, 이번에 나온 신제품 프로모션이 필요한데 프로모션 기획안 준비해주세요.
C : OO씨, 7월 2일부터 10일까지 진행한 B행사에 대해 1페이지 보고서가 필요해요
D: OO씨, 내일 모레 B프로젝트에 대해 개발팀, 디자인팀과 함께 회의하기로 했어요. 필요한 자료 좀 정리해주세요.

저 글의 OO가 내가 아니었으면 좋겠는
항상 불길한 예감은 기가 막히게 들어맞습니다.

회사 생활에서의 커뮤니케이션은
글로 시작해서 글로 끝납니다.

그럼 회사에서 벗어나서 내가 대표가 되면 어떨까요?

• 정부지원 사업계획서

• 업무제휴 이메일

• 각종 영업을 위한 제안서

• 투자를 위한 IR자료 등등이 기다리고 있습니다.

그럼 프리랜서가 되면 어떨까요?

여러 사람과 일을 해야 해서
오히려 문서와 글로 정확한 커뮤니케이션을 해야 하는 일이 더 늘어납니다.

결국 문서작성 기술은 필수입니다
문서 하나만 잘 다뤄도
커뮤니케이션 문제의 대부분이 해결됩니다
(반대로, 문서와 커뮤니케이션을 잘 못해서 갈등이 발생하는 경우도 많죠.)

그런데!!
돈을 버는 곳은 참 냉정해요.
회사에서는 글과 말로 커뮤니케이션을
잘하는 방법을 알려주지 않습니다.

문서로 제대로 설득하지 못하면

• 회사에서 인정받지 못하거나

• 중요한 일을 못하거나

• 쓸데없이 야근하는 경우가 정말 많습니다.

  
  

또 OO작성의 기술, OOO쓰는 법, OOO의 법칙 같은
책을 사서 쟁여놓지만
양식을 구한다고, 책을 산다고 문서를 잘 쓰게 되지는 않습니다.

그 이유는 무엇일까요?
미션을 받으면
어떤 목적으로 써야 하고
어떻게 구조화시켜야 할지
정리되어 있지 않은 상태에서 시작하기 때문입니다.

모르는 길을 갈 때 네비게이션이 있으면 빠르게 목적지에 도달할 수 있는 것처럼
미션을 받으면 구조화시키고 작성하면 됩니다.

그러나 이 구조화를 힘들어하며
오늘도 야근하는 직장인들을 위한 필수 생존스킬
문서구조화하는 방법을 말씀드리려고 합니다!

지금까지 문서와 보고, 기획서 스킬에 대해
실력을 기르고자 강의, 책을 구매했지만
늘지 않는 문서스킬 때문에 힘들었던
직장인, 프리랜서분들 주목해주세요.

1. 직장생활의 시작과 끝

스크립트 중 일부

거꾸로 얘기하면, 문서를 통해 그 조직과 담당자의 업무 수준을 알 수 있습니다.
모든 일이 문서로 정리되고, 문서를 통해서 일하기에
문서, 그리고 문서 작성은 굉장히 중요하고,
이걸 잘 하는 직장인이 능력을 인정받고 성과를 낼 수 있습니다."

2. 구조화가 대체 뭔데?

스크립트 중 일부

그렇다면 문서가 갖춰야 할 조건, 다시 말하면 좋은 문서란 무엇이고,
그 좋은 문서를 작성하기 위해선 어떻게 해야 할까요?

순서대로 보면,
문서의 목적에 따라서 비즈니스에서 정의하는 문서가 무엇이고,
각 문서는 어떻게 구성되어야 하는지,
그리고 그 조건들을 정리하는 체크리스트로 만들어 봤는데요,

이 체크리스트를 통해서 만들어진 문서가 제대로 작성되었는지,
좀 더 개선해야 할 것들은 없는지를 확인해 볼 수 있도록 했습니다.

3. 기획서/보고서를 통으로 구성해 보자

스크립트 중 일부

Why-so와 So-What에 관한 질문과 답을 하며
주장-이유-근거를 논리적으로 구축을 해야 하고,
기획서라면 무엇을 하고, 왜 하며, 기대 효과는 무엇이고 누가/무엇을/언제까지 해야 한다. 는 내용이 들어가 있어야 하고
보고서라면 해왔던 일의 경과를 정리하되, 그래서 앞으로 무엇을 어떻게 할 것이라는 것도 포함이 되어야 한다고 말씀을 드렸습니다.

그럼 이제부터는 문서의 구조화에 도움이 되는
구체적인 테크닉을 알아보도록 하겠습니다.

4. 한 번에 컨펌받는 문서는 어떻게 써야 하는가

스크립트 중 일부

몇가지 가이드를 드릴 수 있습니다.
제목의 끝에 문서의 성격을 표시해 보는 겁니다.
OOO제안, OOO보고, 이걸 보면 뭘 하려는 거구나를 알 수 있죠.
짧고 굵게 20자 이내로 압축해 주시면 좋고요.
주제와 부제로 나눠서 표현하면 됩니다.
그리고 대조, 비교로 상대적인 표현을 해보는 것도
몰입을 높이는 데 도움이 될 수 있습니다.
업무는 늘 더 나은 실적, 남들보다 더 잘하는 것을 요구하니까요.

5. 가시화 - 데이터와 그래프로 효과적으로 설득하기

스크립트 중 일부

가시화 절차는 다음과 같습니다.
데이터의 비교는 크게 보면 5가지 범주내에서 구분할 수 있어요.
우선 비율을 보여준다면, 파이 차트가 적절합니다.
대조, 분포, 구성, 관계를 표현하면서 쓸 수 있는
차트의 형식은 이 안에서 대부분 정리가 됩니다.
변수가 몇 개냐, 시간 흐름이 있냐, 몇 가지 것들만 고려해보면 되는데....(중략)

6. 알아두면 좋은 문서작성 꿀팁

스크립트 중 일부

문서는 우리가 전하고자 하는 말을 제대로 전달하는 수단입니다.
같은 슬라이드라도 누구는 촌스럽게 구성하고 누구는 세련되게 구성하는 비밀.
그건 바로 레이아웃 구성과 색과 강조, 그리고 폰트 등
여러가지 조합을 어떻게 하느냐에 따라 달려있습니다.
누구나 읽기 쉽고 이 사람 일 잘하네,
문서 잘 쓰네 하는 숨겨진 꿀팁들 여기서 바로 알려드릴게요.

최소한의 방법으로 문서가 깔끔하게 완성되는 전 과정을 터득하실 수 있는 시간입니다.
한 번 정리하고 나면, 앞으로 문서 만드실 때 훨씬 효율적으로, 퀄리티 높게 작업하실 수 있을 거에요 ?

직장인 생존 필수스킬! 문서구조화와 시각화
수업 들어본 사람들의 간증 후기

회사는 학교가 아니죠
일을 주기만 해요
그래서 문서구조화와 시각화는
일을 하는 사람이라면 평생 써먹는 스킬이예요

혹시 이런 어려움이 있으신가요??

• 문서 제작 업무를 받을 때마다 시작이 막막하다.

• 문서 제작에 시간이 너무 오래 걸리는 것 같다.

• 상사에게 구체적인 디테일 지시없이 ‘XX관련 기획안 준비해주세요’ ‘XX매출보고 해주세요’ 하고 러프한 미션을 받는다.

• 보고서, 제안서, 기획서 등 사내 문서제작과 관련해서 상세한 지도를 받기 어렵다.

• 스스로 딱히 문제가 없다고 느끼는데, “그래서?”라는 피드백을 받는다.

• 정말 공들여 제작했는데, 문서 내용을 안읽어봤는지 다들 문서 내용을 모르고 되묻는다.

이렇게 되고 싶으신가요?

• 프로젝트가 바뀌거나, 문서 수신자가 달라져도 활용할 수 있는 기본 엣지를 마련하고 싶다.

• 그럭저럭 문서 제작을 해내고 있지만, 더 깔끔하게, 더 세련되게 만들고 싶다.

• 다른 사람들은 어떤 방식과 고민을 거쳐서 문서를 만들어내는지 알고 싶다.
  
  기획을 꼭 배워야 할 사람과 안 배워도 될 사람은 나눠져있지 않습니다. 본인이 하는 일에서 성공하고 싶다면 무조건 기획과 그 기획을 잘 전달하는 방법을 배워야합니다.

  
  

왜 그로스쿨에서 배워야 할까요?

2016년부터 실무형 강의를 기획하면서 느낀 것은 이제 이론을 펼쳐놓는 강의는 크게 도움이 되지 않는다는 것을 느꼈습니다.
책, 유튜브, 다른 회사의 강의, 하다못해 페이스북이나 브런치의 실무자의 글을 통해서도 이론은 학습할 수 있습니다.
그렇다면 실제로 해보는 것, 실제 이론을 현장에서 실습해보고 이미 그 과정을 경험한 실무자의 코칭을 통해서 여러분들이 겪을 시행착오를 미리 줄여주고 시간을 아껴주는 것이 그로스쿨이 할 수 있는 일이라고 생각합니다. 시간은 적고 해야 하는 것은 많은 여러분들께 실무자들이 인정한 최고의 강의만을 큐레이션해서 전달해드립니다.

강의 구성에 대해 말씀드려요.

1. 무엇을, 어떻게 알려주실건데요?
   강사님께서 가공하여 만든 각 분야의 문서 예제를 보고 문서를 보는 관점을 기르는 방법을 연습합니다.
   

2. 수업목표

   기획서/보고서/제안서 제작 시행착오가 줄어듭니다.
   최소한의 스킬로 보기 좋은 문서 제작이 가능해집니다.
   

3. 수업 흐름

   1. 메시지를 살리는 문서의 전체 구성 & 흐름
      사람들이 이해하기 쉽고, 장수가 아무리 많아져도 전하려는 바가 뚜렷해지는 구성 요령을 알려 드려요.

   2. 문서가 깔끔해지는 요령
      디자인 감각 없이도, 디자인 요소 없이도 메시지를 깔끔하게 연출하는 요령을 알게 됩니다.

   3. 말하듯 읽히는 흡수력
      대화처럼 술술 전달되는 문서가 좋은 문서입니다. 그리고 다루기도 쉽구요. 글로 가득한 문서를 어떻게 말하듯 흡수시킬 수 있을지 알려 드립니다.
      

4. 수업 내용

   1. 문서를 시작하기 전, 뼈대를 잡기 위해 생각해야 할 것들

   2. 문서에 담길 내용을 스스로 기획하고 구성 요소 정하는 법

   3. 술술 읽히도록 문서를 구조화하는 방법

   4. 디자인 감각 없어도 문서를 깔끔하게 만드는 방법

   5. 한 장의 보고서에 핵심을 담는 법