Analiza danych zgromadzonych w bazach danych jest związana z wykorzystaniem specyficznych narzędzi takich jak formularz, technik takich jak sortowanie, filtrowanie, obliczanie sum częściowych (pośrednich) oraz funkcji: funkcji warunkowych i funkcji baz danych.

W ramach szkolenia omawiane są takie zagadnienia jak:

FILM 1: Poprawnie zbudowana baza danych. Sortowanie.

* cechy poprawnie zbudowanej bazy danych w Excelu,

* blokowanie wiersza z tytułami (nagłówkami) pól bazy danych,

* dołączanie narzędzia Formularz do paska Szybki dostęp,

* zasady pracy z formularzem,

* procedury sortowania rekordów i pól bazy danych.

FILM 2: Filtrowanie.

* stosowanie autofiltra,

* rodzaje kryteriów filtrowania i sposoby definiowana różnych kryteriów w autofiltrze,

* zasady korzystania z filtra zaawansowanego,

* sposoby definiowana koniunkcji, alternatywy i warunków złożonych kryteriów filtrowania na potrzeby filtra zaawansowanego,

* filtrowanie rekordów w oparciu o zewnętrzne obliczenia wykonane na danych z bazy danych.

FILM 3: Sortowanie i filtrowanie w oparciu o kolory.

W wykładzie zostały omówione zasady sortowania i filtrowania bazy danych w oparciu o kolory. Kolory ustala się na zasadzie formatowania warunkowego, czyli zmiennego formatowania, które automatycznie reaguje na zmianę wartości w komórce arkusza.

W filmie pokazuję również jak szybko zaznaczyć całą kolumnę arkusza i wrócić na początek arkusza bez odwołania zaznaczenia kolumny.

FILM 4: Funkcje warunkowe.

W wykładzie omawiam wykorzystanie następujących funkcji:

* SUMA·JEŻELI, ŚREDNIA·JEŻELI, LICZ·JEŻELI,

* SUMA·WARUNKÓW, ŚREDNIA·WARUNKÓW, MIN·WARUNKÓW, MAKS·WARUNKÓW, LICZ·WARUNKI.

FILM 5: Sumy częściowe.

W wykładzie omawiam zasady korzystania z narzędzia Sumy częściowe.

Sumy częściowe w pewnym stopniu zastępują analizę za pomocą funkcji warunkowych, jednak wyniki obliczeń są wstawiane do bazy danych pod wskazaną grupę rekordów. W związku z tym, aby można było wstawić do bazy danych nowe rekordy, usunąć z niej rekordy, a także posortować lub przefiltrować dane, najpierw trzeba usunąć sumy częściowe.

FILM 6: Funkcje baz danych.

W wykładzie omawiam wykorzystanie następujących funkcji baz danych czyli funkcji statystycznych, które w nazwie mają przedrostek BD (baza danych), czyli przykładowo funkcji BD.SUMA, BD.ŚREDNIA, BD.MIN, BD.MAX, itp. Tym razem okno dialogowe wstawiania funkcji będę otwierać za pomocą kombinacji klawiszy.

Wszystkie funkcje baz danych mają taką samą składnie i wymagają wcześniejszego przygotowania w arkuszu zakresu kryteriów, na takich samych zasadach, jak w przypadku narzędzia Filtr niestandardowy.

FILM 7: Wyszukiwanie informacji.

W wykładzie omawiam wykorzystanie funkcji WYSZUKAJ.PIONOWO, która przegląda kolumny tabeli w poszukiwaniu informacji odpowiadającej określonej danej znajdującej się w pierwszej kolumnie tej tabeli.

FILM 8: Sprawdzanie poprawności danych.

W wykładzie omawiam kilka sposobów sprawdzania poprawności danych wprowadzanych do bazy danych. Między innymi są to reguły:

· oparte na wartości komórki,

· uzależnione od wartości funkcji

oraz

· oparte na ograniczonej liście dozwolonych wartości.

The analysis of data collected in databases is related to the use of specific tools such as forms, techniques such as sorting, filtering, calculating subtotals (intermediate) and functions: conditional functions and database functions. The training covers such issues as:

MOVIE 1: Properly built database. Sorting.

* features of a properly built database in Excel,

* blocking the row with the titles (headings) of database fields,

* attaching the Form tool to the Quick Access toolbar,

* rules for working with the form,

* procedures for sorting records and database fields.

MOVIE 2: Filtering.

* use of an autofilter,

* types of filtering criteria and ways of defining various criteria in the autofilter,

* rules of using the advanced filter,

* ways of defining conjunction, alternatives and conditions of complex filtering criteria for the purpose of an advanced filter,

* filtering records based on external calculations made on the data from the database.

MOVIE 3: Sorting and filtering based on colors.

The lecture discusses the rules of sorting and filtering the database based on colors. Colors are determined by the principle of conditional formatting, i.e. variable formatting, which automatically responds to changes in the value in the sheet cell.

In the video, I also show you how to quickly select an entire sheet column and go back to the beginning of the sheet without deselecting the column.

MOVIE 4: Conditional functions.

In the lecture, I discuss the use of the following functions:

* SUMIF, AVERAGEIF, COUNTIF,

* SUMIFS, AVERAGEIFS, MINIFS, MAXIFS, COUNTIFS.

MOVIE 5: Subtotals.

In the lecture, I discuss the rules of using the Subtotals tool.

Subtotals to some extent replace the analysis made with conditional functions, however, the results of the calculations are inserted into the database under the indicated group of records. Therefore, before you can insert new records into a database, remove records from it, and sort or filter data, you must first delete subtotals.

MOVIE 6: Database functions.

In the lecture, I discuss the use of the database functions, i.e. statistical functions, which have the prefix D (database) in their names, i.e. for example the DSUM, DAVERAGE, DMIN, DMAX functions, etc. This time I will open the function insertion dialog window with a keyboard combination.

All database functions have the same syntax and require prior preparation of criteria range in the worksheet, in the same way as for the Advanced filter tool.

MOVIE 7: Finding information.

In the lecture, I discuss the use of the VLOOKUP function, which browses the columns of a table in search of information corresponding to a specific data contained in the first column of this table.

MOVIE 8: Data validation.

In the lecture, I discuss several ways of checking the correctness of data entered into the database. Among others, these are the rules:

• based on cell value,

• dependent on the result of the formula

and

• based on a limited list of allowed values.